Hợp đồng lao động điện tử 2026: quy định, yêu cầu bắt buộc, cách ký, so sánh nhà cung cấp
Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử có khung pháp lý riêng: Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ (ban hành ngày 24/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026), Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ (ngày 15/5/2026, hiệu lực 01/7/2026) và Nghị quyết 44/2026/NQ-CP ngày 30/10/2026 điều chỉnh lộ trình. Trang này tóm tắt các mốc, yêu cầu bắt buộc, hình thức ký và so sánh cụ thể 5 nhà cung cấp cho hợp đồng lao động.
- Các mốc thời gian cần nhớ
- Có bắt buộc dùng hợp đồng lao động điện tử không
- Yêu cầu bắt buộc khi giao kết
- Nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động
- Hình thức ký cho doanh nghiệp và người lao động
- Quy trình từng bước
- Chuyển hợp đồng giấy đang có sang điện tử
- Lưu trữ và tra cứu
- So sánh 5 nhà cung cấp cho hợp đồng lao động
- Câu hỏi thường gặp
1. Các mốc thời gian cần nhớ
| Mốc | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| 01/01/2021 | Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, công nhận hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản | Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 14 khoản 1 |
| 01/01/2026 | Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực | Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Điều 28 |
| 01/7/2026 | Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực; mốc dự kiến ban đầu để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử vận hành chính thức | Thông tư 08/2026/TT-BNV; Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Điều 28 |
| 30/10/2026 | Nghị quyết 44/2026/NQ-CP tháo gỡ khó khăn: lùi hạn vận hành chính thức Nền tảng và cho giai đoạn chuyển tiếp với nhà cung cấp chưa kết nối | Nghị quyết 44/2026/NQ-CP |
| Chậm nhất 15/12/2026 | Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được vận hành chính thức | Nghị quyết 44/2026/NQ-CP |
| Đến hết 31/12/2026 | Nhà cung cấp eContract đã hoạt động trước 01/7/2026 nhưng chưa kết nối Nền tảng được tiếp tục cung cấp dịch vụ; hợp đồng giao kết trong giai đoạn này có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong suốt thời hạn hợp đồng | Nghị quyết 44/2026/NQ-CP |
| Từ 01/01/2027 | Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải bảo đảm điều kiện, phương thức tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP | Nghị quyết 44/2026/NQ-CP |
2. Có bắt buộc dùng hợp đồng lao động điện tử không?
Không bắt buộc. Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng bằng văn bản giấy (Điều 4 khoản 3). Doanh nghiệp vẫn được ký hợp đồng giấy. Hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước ngày Nghị định có hiệu lực vẫn tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn (quy định chuyển tiếp, Điều 29).
Điều bắt buộc là: nếu chọn hình thức điện tử thì phải làm đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP, gồm dùng nhà cung cấp eContract đủ điều kiện, chữ ký số kèm dấu thời gian và đưa hợp đồng lên Nền tảng để được cấp mã định danh (ID). Từ 01/01/2027, mọi hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng điều kiện tại Điều 6 (Nghị quyết 44/2026/NQ-CP).
3. Yêu cầu bắt buộc khi giao kết hợp đồng lao động điện tử
Nghị định 337/2025/NĐ-CP định nghĩa hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy (Điều 3). Các điều kiện chính tại Điều 6:
- Với cá nhân (người lao động, người đại diện): có giấy tờ tùy thân hợp lệ như căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn hạn; người nước ngoài có thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực còn hiệu lực.
- Với tổ chức, doanh nghiệp: có giấy tờ thành lập hoặc đăng ký hoạt động, giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật; người giao kết phía người sử dụng lao động phải có thẩm quyền theo Điều 18 Bộ luật Lao động.
- Chữ ký số và dấu thời gian: các bên ký số vào hợp đồng, kèm dấu thời gian do dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật giao dịch điện tử cung cấp.
- Nhà cung cấp eContract: có phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng pháp luật giao dịch điện tử; xác thực danh tính các bên (đối chiếu sinh trắc học với giấy tờ tùy thân); có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy loại chứng thực thông điệp dữ liệu; lưu trữ bảo đảm toàn vẹn, tra cứu được; kết nối với Nền tảng theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Cấp mã định danh: trong 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng đến Nền tảng để được cấp ID; sau đó gửi lại hợp đồng đã có ID cho các bên dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Hiệu lực: kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, trừ khi các bên thỏa thuận khác (Điều 7).
4. Nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động điện tử vẫn phải có đủ nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019:
- Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động; họ tên, chức danh của người giao kết bên người sử dụng lao động;
- Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người giao kết bên người lao động;
- Công việc và địa điểm làm việc;
- Thời hạn của hợp đồng lao động;
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
- Chế độ nâng bậc, nâng lương;
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Phụ lục, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử cũng thực hiện qua eContract và cập nhật lên Nền tảng (Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Điều 9).
5. Hình thức ký: doanh nghiệp và người lao động
| Hình thức | Ai dùng | Giá trị theo luật | Ghi chú thực tế |
|---|---|---|---|
| Chữ ký số USB Token của doanh nghiệp | Người sử dụng lao động | Chữ ký số, tương đương chữ ký tay; chữ ký số của tổ chức đáp ứng yêu cầu xác nhận (Luật Giao dịch điện tử 2023, Điều 23) | Thường đã có sẵn để kê khai thuế, xuất hóa đơn |
| Ký số từ xa (HSM, ứng dụng điện thoại) | Doanh nghiệp, người lao động | Chữ ký số khi có chứng thư số công cộng còn hiệu lực | Ví dụ Viettel MySign, VNPT SmartCA, FPT.eSign; ký hàng loạt không cần cắm USB |
| Ký qua tài khoản định danh VNeID (nền tảng ký số tập trung) | Người lao động | Theo phương thức ký số do nhà cung cấp eContract tích hợp | Người lao động dùng tài khoản định danh điện tử để truy cập Nền tảng (Thông tư 08/2026/TT-BNV); một số nhà cung cấp tính phí theo lượt ký |
| Ảnh chữ ký, OTP, email | Hợp đồng nội bộ, thỏa thuận thông thường | Phương thức điện tử hợp lệ nếu các bên thỏa thuận, nhưng không phải chữ ký số | Không đáp ứng yêu cầu ký số tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP đối với hợp đồng lao động điện tử |
6. Quy trình giao kết từng bước
- Chọn nhà cung cấp eContract đủ điều kiện, khai báo thông tin doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký.
- Soạn hợp đồng theo mẫu có đủ nội dung Điều 21 Bộ luật Lao động; nhập thông tin người lao động.
- Xác thực danh tính người lao động theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử (giấy tờ tùy thân, đối chiếu sinh trắc học).
- Ký số: người lao động và người sử dụng lao động ký số, hệ thống gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu.
- Cấp ID: trong 24 giờ sau chữ ký cuối, nhà cung cấp gửi hợp đồng lên Nền tảng để được cấp mã định danh, rồi gửi lại hợp đồng có ID cho các bên.
- Lưu trữ, cập nhật: phụ lục, gia hạn, chấm dứt cũng thực hiện trên eContract và cập nhật lên Nền tảng.
7. Chuyển hợp đồng giấy đang có sang điện tử
Không bắt buộc chuyển đổi. Nếu muốn, theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP: các bên được xác thực danh tính; người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số xác nhận bản điện tử chính xác, đầy đủ so với bản giấy và chịu trách nhiệm về nội dung; hợp đồng sau chuyển đổi phải được cấp ID. Bản chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện của pháp luật giao dịch điện tử. Chiều ngược lại (điện tử sang giấy) theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và không tạo hợp đồng mới.
8. Lưu trữ và tra cứu
Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu tập trung trên Nền tảng. Thời hạn lưu là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt; với nhiều hợp đồng ký liên tiếp theo Điều 20 Bộ luật Lao động thì tính từ khi hợp đồng cuối cùng chấm dứt (Thông tư 08/2026/TT-BNV, Điều 18). Thời hạn lưu tại nhà cung cấp theo thỏa thuận dịch vụ nhưng không ngắn hơn thời hạn trên Nền tảng. Khi nhà cung cấp ngừng dịch vụ, dữ liệu hợp đồng đã giao kết phải được bảo toàn và hỗ trợ người dùng xuất hồ sơ (Thông tư 08/2026/TT-BNV, Điều 15).
9. So sánh 5 nhà cung cấp cho hợp đồng lao động điện tử
| Tiêu chí | FPT | Viettel | VNPT | BKAV | EFY |
|---|---|---|---|---|---|
| Đăng ký chứng thực hợp đồng điện tử (Bộ Công Thương) | Có (31/8/2022) | Có (31/8/2022) | Có (15/6/2023) | Có (31/8/2022) | Có (15/6/2023) |
| Doanh nghiệp ký | USB Token, ký số từ xa FPT.eSign | Chữ ký số doanh nghiệp | USB Token, SmartCA | Chữ ký số, HSM ký hợp đồng của BKAV | USB Token, HSM/RMS |
| Người lao động ký | FPT.eSign (gói lượt ký OTP: 10.800.000đ/500 lần ký) | MySign: 2.808đ/lượt ký | SmartCA, eKYC (theo thông tin nhà cung cấp công bố) | Ký trên điện thoại (theo thông tin nhà cung cấp công bố) | Ký qua VNeID: 4.320đ/lượt ký |
| Phí chứng thực hợp đồng lao động | Hỏi tư vấn | Đã gồm trong gói vContract có chứng thực | Hỏi tư vấn | Hỏi tư vấn | 3.780đ/lượt |
| Giá gói 1.000 hợp đồng/tài liệu | 9.000.000đ (không gồm chữ ký số) | vContract có chứng thực: 8.100.000đ | E1000: 5.040.000đ | 6.500.000đ | 7.125.000đ (không chịu thuế GTGT) |
| Phí khác | Hỏi tư vấn | Khởi tạo 981.000đ; duy trì 981.000đ/năm từ năm thứ hai | Không ghi trong bảng giá | HSM ký hợp đồng từ 844.560đ/năm | Khởi tạo 2.000.000đ (1 lần), không phí duy trì |
| Lưu trữ (theo gói) | Hỏi tư vấn | Hỏi tư vấn | Lưu trữ 10 năm (ghi trong gói E-series) | Hỏi tư vấn | Tối thiểu 10 năm với hợp đồng lao động (theo thông tin nhà cung cấp công bố) |
| Kết nối Nền tảng của Bộ Nội vụ | Là điều kiện bắt buộc theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Nhà cung cấp chưa kết nối được dùng chuyển tiếp đến 31/12/2026 (Nghị quyết 44/2026/NQ-CP). Hỏi bên em để được kiểm tra tình trạng kết nối mới nhất của từng hãng trước khi ký gói. | ||||
| Hợp với | Doanh nghiệp lớn, nhiều cấp duyệt, đã dùng chữ ký số FPT | Doanh nghiệp dùng hệ Viettel; người lao động ký bằng MySign | Muốn bắt đầu chi phí thấp, cần eKYC | Đã dùng hệ sinh thái BKAV | Cần chứng thực hợp đồng lao động giá theo lượt, đã dùng phần mềm EFY |
Giá thanh toán đã gồm VAT nếu có, đồng bộ từ bảng giá ngày 07/11/2026. Ô ghi “theo thông tin nhà cung cấp công bố” là thông tin từ trang chính thức của hãng, bên em chưa đối chiếu được với văn bản nhà nước. Xem thêm bảng so sánh chung và bảng giá.
10. Câu hỏi thường gặp
Từ 01/7/2026 có bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử không?
Không. Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ khuyến khích (Điều 4 khoản 3). Mốc 01/7/2026 là mốc dự kiến vận hành Nền tảng, sau đó được điều chỉnh: Nghị quyết 44/2026/NQ-CP yêu cầu Nền tảng vận hành chính thức chậm nhất 15/12/2026.
Người lao động không có chữ ký số thì ký thế nào?
Người lao động có thể dùng chữ ký số từ xa cá nhân (MySign, SmartCA, FPT.eSign) hoặc phương thức ký qua tài khoản định danh VNeID mà nhà cung cấp eContract tích hợp. Ảnh chữ ký hay OTP đơn thuần không phải chữ ký số.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực khi nào?
Từ thời điểm bên sau cùng ký số, trừ khi các bên thỏa thuận khác (Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).
Mã định danh (ID) hợp đồng lao động là gì?
Là mã duy nhất do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng, kể cả hợp đồng chuyển đổi từ giấy, dùng để tra cứu, xác minh. Nhà cung cấp gửi hợp đồng lên Nền tảng trong 24 giờ sau chữ ký cuối.
Hợp đồng lao động điện tử lưu bao lâu?
Trên Nền tảng: 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt (Thông tư 08/2026/TT-BNV, Điều 18 khoản 3).
Nguồn đối chiếu: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 14, 18, 20, 21); Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử; Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ Nội vụ; Nghị quyết 44/2026/NQ-CP ngày 30/10/2026 của Chính phủ; Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; danh sách đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương; bảng giá và trang thông tin chính thức của các nhà cung cấp. Văn bản tóm lược xem tại thư viện văn bản. Nội dung mang tính tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý.